С появлением интернета эпистолярный жанр обрел возрождение. Однако современные правила написания писем и сообщения во многом отличается от тех, что были приняты в прошлом веке.

Проанализировав массу электронной корреспонденции, мы пришли к выводу о том, что далеко не все знакомы с требованиями к электронным письмам. Поэтому в данной статье мы более подробно остановимся на этом вопросе.

Пожалуй, главным требованиям ко всем типам современных писем является краткость. В отличие от писем, которые в 18-19 веках занимали по нескольку десятков страниц, сегодня мы использует более лаконичный способ изложения своих мыслей. Причем для электронных писем эта черта стала главной.

Любое сообщение, переданное по имейлу, следует делать настолько коротким, чтобы весь текст умещался в экране без необходимости его длительного прокручивания вниз. Еще лучше, если письмо замет всего два абзаца.

Сразу после обращения и приветствия следует обозначить основную тему письма. Также следует проставить тему сообщения в соответствующем поле под строкой, в котором вы указываете адресата.

В ходе переписки допустимо личное обращение (по имени, имени и отчеству). Фамильярничать, тем не менее, в письме не стоит. А вот что стоит - так это помнить о волшебных словах, которые открывают все двери: это «спасибо» и «пожалуйста».

После того как вы составите письмо, проверьте его на корректность изложения, грамматические ошибки. Если при прочтении вы обнаружили в тексте слишком замысловатые фразы, без жалости удаляйте их. Вы сами знаете, сколько писем ежедневно приходит на почту рядовому сотруднику. Едва ли ваш адресат найдет время на то, чтобы прочитать вашу поэму.

Поэтому излагать мысли нужно кратко и четко. Текст необходимо структурировать, чтобы адресату было легче его воспринимать. Достаточно делать новый абзац через каждый 500-700 символов.

Не пользуйтесь флеш-анимацией в деловой переписке. Эти громоздкие картинки не только затрудняют отправку и получения писем, но и смотрятся крайне неуместно.

Если вы совершенно не знаете, с чего начать, используйте специальные шаблоны для начинающих пресс-секретарей.